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Assistante de Direction Senior

Poste basé à Lomé

Elle aura pour missions principales de:

• Traiter et exploiter l’information, organiser les rendez-vous et la gestion des affaires assister le directeur général dans l’exécution de ses tâches,
• Accueillir, recevoir et filtrer l’accès des visiteurs auprès du directeur général,
• Concevoir, renseigner et mettre à jour les tableaux de reporting de toutes les activités sous la responsabilité du directeur général,
• Superviser la gestion courante des bureaux et en assurer la bonne tenue,
• Contribuer à la bonne image de la Société et du Groupe. 
• Assister le directeur général dans l’exécution de ses tâches 

Dans un contexte de développement, l'Assistante aussi pour missions:

• Organiser les rendez-vous, le planning et les déplacements du directeur général
• Filtrer les appels et les accueils physiques
• Communiquer efficacement avec le directeur général lors de ses déplacements
• Préparer les courriers, rapports, notes, ...
• Recevoir convenablement les visiteurs
• Dépouiller les courriels du directeur général
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service,
• Préparer et organiser les réunions de la direction
• Préparer et organiser les dossiers d’aide à la décision
• Centraliser dans des outils appropriés et modernes, toutes les informations en provenance des structures opérationnelles
• Assurer l’interface entre le directeur et ses interlocuteurs (internes et externes)
• Gérer les dossiers administratifs courants et reporter au directeur général
• Saisir avec précision, les informations, même communiquées à demi-mot
• Rédiger les comptes rendus de réunions et divers documents
• Relayer les informations aux collaborateurs du directeur général
• Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs
• Veiller à la mise en application des résolutions prises par le directeur général.
• Trier, classer et archiver les documents (y compris avec les moyens numériques d’archivage)
• Concevoir et mettre à jour d’efficaces outils d’aide à la décision.

• Formation : de base niveau BAC + 3 en Gestion administrative ou domaine similaire.
• Expérience : acquise dans de grandes entreprises de type multinationale.
• Compétences : solides compétences en gestion, planification, organisation et assistanat de grande direction.
• Langues : parfaitement bilingue (anglais et français).
• Communication et expression : maitrise parfaite de la communication orale et de la communication écrite.
• Maîtrise des outils : maîtrise de l’outil informatique, notamment les logiciels sous Microsoft Office

• Compétences et qualités générales :

1. Autonome, dynamique, organisée, méthodique, proactive, réactive.
2. Sens du contact, esprit d’initiative et de synthèse.
3. Est discrète et courtoise, et a conscience qu’elle est le reflet de l’image de la Société et du Groupe
4. Fait preuve de discernement sur le caractère urgent des informations à transmettre
5. Sait anticiper et travailler sous pression.
6. Exigences du poste :
7. Disponibilité, téléphonique en particulier

Horaires parfois contraignants

Mais compensations en fonction des absences du directeur général 

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