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Détails de l'offre 2113 : ASSISTANTE DE DIRECTION
Référence : AFS/ASS/DIR
Poste offert : Autre
Date limite : 17/03/2019
Région : Afrique Centrale (Cameroun)
Secteur d'activité : Autre
Description du poste / Fonctions / Attributions :

MISSIONS

Sous l’autorité du Directeur Régional Afrique centrale et du responsable de bureau de notre client, il ou elle assure les fonctions suivantes :

  • Assiste la direction de la DR et le responsable de bureau de Notre client dans leur organisation et dans la gestion de certains dossiers, afin de faciliter certains travaux et fluidifier le fonctionnement de la DR et du bureau.
  • Assiste les chargés de mission de la DR et du bureau de notre client dans certaines tâches de   gestion de projet.
  • Assure les intérims de la personne en charge des sujets comptable et budgétaire de la DR et du bureau de notre client 

ACTIVITES :

Optimise le temps de la direction et des chargés de mission de la DR et du bureau de Notre client :

  • Hiérarchise et fixe les rendez-vous du DR et du bureau de NOTRE CLIENT ;
  • Veille à la cohérence et à l’organisation des rendez-vous de la direction ;
  • Assure la mise à jour des boites contact électronique ; - Assure la mise à jour de la boîte     contact du DR et du responsable de bureau de Notre client ;
  • Assure la gestion centralisée du répertoire des contacts de la DR et du bureau de NOTRE CLIENT     (cartes visites, CRM …).  

Prend en charge et traite l’ensemble des sollicitations destinées à la direction :

  • Gestion du standard : réceptionne les appels téléphoniques, en assure le filtrage et la      transmission ;
  • Accueil des visiteurs ;
  • Réceptionne, dépouille, trie le courrier (papier et électronique), le transmet aux responsables      concernés ou y répondre directement ;
  • Enregistre le courrier confidentiel. Suivi et distribution de la valise diplomatique ;
  • Classe les dossiers  – Plan de classement de la direction ;
  • Réceptionne toutes les correspondances des boîtes génériques de Notre client ;
  • Met en forme des courriers, rapports, notes de synthèse ;
  • Met en forme les supports de présentation  réalisés par la direction ;

 Organise et/ou prépare les réunions de la direction :

  • Organise la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, etc.);
  • Prépare les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions ;
  • Réalise les PV de réunion ;
  • Organise et supervise les aspects logistiques des réceptions et séminaires de la direction: Petit déjeuner – Déjeuner – Dîner – Cocktail (invitations – commandes – réservation). 

 Assiste la direction d'agence dans la préparation et le suivi de certains dossiers :

  • Constitue des fonds de dossiers et sélectionne les documents utiles à la direction ;
  • Réalise une veille relative à l’environnement de notre client et à l’activité de la DR et de Notre client. 

 Assiste sur le plan administratif la direction de la DR et le Responsable de bureau de Notre client :  

  • Edition, diffusion et classement des notes de services ;
  • Gestion des dossiers des expatriés (renouvellement de visas – cartes d’experts…); -     Classement des dossiers DRH: Évaluation …; Appui à la tenue des dossiers permanents des     projets en instruction et en portefeuille en lien avec les chargés de mission responsables.

Organisation des missions DR et NOTRE CLIENT

  • Mise en place d’une base missions et suivi des plannings ;
  • réceptions des besoins des missions ;
  • Préparation des plans de vols optimisés ;
  • Réservation/achat/re-confirmation des billets ;
  • Etablissement/classement des Ordres de Mission ;
  • Préparation des fiches de départ ;
  • Demande et suivi des validations des fiches de depart
  • Suivi et demande des visas ;
  • Réservation des chambres hôtel ;
  • Organisation accueil aéroport (arrivée et départ) ;
  • Garde le contact et transmet les informations au missionnaire ;
  • Suit les programmes de mission reçus par la DR (logistique et transport pour les     déplacements). 

 Organisations des missions reçues par la DR et NOTRE CLIENT

  • Préparation des mails sécurité et transmission des dossiers sécurité ;
  • Préparation des lettres d’invitation et légalisation ;
  • Réservation des chambres d’hôtel ;
  • Mise en place de la logistique de la mission avec le logisticien.

Communication : Point focal communication :

  • Gestion du stock de littérature du bureau (SP&D, rapports et plaquettes du siège, plaquette ;
  • Organisation de la diffusion informatique et/ou physique de la littérature du bureau dans la     zone Afrique Centrale en lien avec les agences ... ;
  • Communication évènementielle - appui à l’organisation et à la communication sur des     évènements spécifiques de la DR et du bureau de Notre client : signature convention, salon     professionnel, conférence débat ;
  • Tenue de la bibliothèque de la DR.

 APPUI A LA CHARGEE DE GESTION COMPTABLE ET BUDGETAIRE

  • Appui à la gestion logistique
  • Suivi du stock de fourniture et petit matériel de bureau ;
  • Reliure de documents;
  • Coordonner et supervise les prestations des chauffeurs.
  • Appui / Intérim  Gestion comptable et financière
  • Réception et règlement des factures fournisseurs ;
  • Emission des chèques ;
  • Saisie des pièces comptable dans GLA ;
  • Photocopie des pièces ;
  • Préparation et envoie des semaines comptables (préparation des documents,  transmission des     semaines comptables) ;
  • Correspondance avec les services du Siège concernés ;
  • Préparation et envoie des concordances bancaires ;
  • Suivi des comptes ... auprès de la banque (approv. comptes, concordances bancaires,      correspondance avec Trésorerie Siège et la banque) ;
  • Classement et archivage des pièces comptables ;
  • Etablissement des états de rapprochement ;
  • Tenue de la caisse espèces ;
  • Intérim comptabilité DR.
Description du profil du candidat :

BAC + 2 en Administration, Gestion

  • Expérience : Minimum de 5 ans sur un poste similaire ; une expérience chez un bailleur et/ou entreprise internationale serait un plus
  • Très bonnes  capacités rédactionnelles  et de synthèse
  • Langues : Très bonne pratique du français : écrit et oral ; Pratique de l’anglais, une langue locale et/ou régionale serait un plus ;
  • Maîtrise des packs office: Word, Excel, Tableur, Powerpoint; tableur/base de données; autres
  • Communication: Appétence forte pour la communication institutionnelle: Pratique aisée de la communication via les réseaux sociaux: Face book; twitter; …
  • Qualités requises : Organisé, autonome dans la fonction, consciencieux
  • Rigueur, une grande discrétion
Informations supplémentaires :

Localisation : Douala, Cameroun

Disponibilité : ASAP