Reference: AFS/BT/SPM

Position: Other

Deadline: 19/03/2021

Location: West Africa

Industry: Other Industry

Job Description / Role / Responsibilities :

Dans le cadre du projet d’identification nationale biométrique dénommé « e-ID Togo » qui a pour objectif d’attribuer à toute personne physique de nationalité togolaise ou résident au Togo, un numéro d’identification unique (NIU) sur la base de ses données démographiques et biométriques, l’Etat togolais s’est fixé un ensemble d’objectifs stratégiques dont l’atteinte est en grande partie liée à la réussite du projet e-ID Togo.

Ce projet bénéficie du soutien de la Banque Mondiale à travers le programme d’Identification unique pour l’intégration régionale et l’inclusion en Afrique de l’Ouest (traduction anglaise : West Africa Unique Identification for Regional Integration and Inclusion) dénommé WURI qui vise à fournir des justificatifs d’identification unique reconnus par les gouvernements à tous les individus présents dans des pays participants au projet, indépendamment de leur nationalité, de leur statut juridique ou de leur lieu de résidence

Afin de conduire ce programme, une Unité de Gestion de Projet (UGP) est mise en place et est placée au sein de l’Agence Nationale de l’Identification (ANID). Le présent profil est élaboré pour le recrutement d’un(e) Administrateur de base de données de ladite UGP.

Responsabilités et Tâches

Sous la supervision du Coordonnateur du Projet, le/la Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) sera garant du bon déroulement du processus de passation de l’ensemble des marchés de l’UGP WURI Togo. Il/ elle assure la coordination de toutes les activités de passation des marchés, veille au bon fonctionnement du système général de passation des marchés et à l’atteinte des objectifs du Plan de Passation des Marchés du Projet. Il/elle entretient des relations fonctionnelles avec les organes de passation et de contrôle des marchés au niveau de l’UGP.

Les missions du/ de la SPM comprennent des tâches tout au long du cycle des marchés : planification / programmation des marchés, passation des marchés, exécution et suivi des marchés, conformément aux règles et procédures de la Banque Mondiale. Le/la SPM aura pour mandat de :

Planification et programmation des marchés

• Assister à l’élaboration ou la mise à jour périodique de la Stratégie de Passation des Marchés pour le Developpement (PPSD en Anglais) ;
• Elaborer et actualiser régulièrement dans le système électronique de suivi des marchés des projetes sous financement de la Banque mondiale (STEP) le Plan de Passation des Marchés du Projet, comportant l'estimation prévisionnelle, la procédure acceptable aux termes de l’Accord de financement, les dates de préparation et d'approbation des appels d'offres, des consultations, d'évaluation des offres, d'approbation des propositions, d'attribution des marchés, de signature et de notification des marchés, de livraison et de réception des travaux ou fournitures ;
• Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procédures de présélection ;
• Ouvrir et tenir à jour un répertoire des prix courants des fournitures ;
• Ouvrir et tenir à jour un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts ;
• Elaborer et actualiser régulièrement la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévus sur le financement du projet pour toutes les composantes et établir avec les différents responsables d’activités les caractéristiques et spécifications techniques.

Préparation des dossiers

• Elaborer les dossiers d'appels d'offres (DAO) de l’ensemble des marchés prévus dans le Plan de Passation des Marchés approuvé, ainsi que les demandes de propositions (DP) pour les services de consultants et les Demandes de Cotations (DC) ;
• Veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires en premier lieu par les structures compétentes de contrôle des marchés publics puis par l’IDA selon les dispositions prévues dans l’accord de don et dans l’accord de financement.

Passation des marchés

• Coordonner et suivre l’ensemble des procédures de passation des marchés ;
• Préparer et faire publier les avis généraux, avis spécifiques et manifestations d’intérêts pour recevoir les propositions pour les services de consultants, préparer les avis spécifiques d'appels d'offres ;
• Assurer la plus large diffusion en faisant publier, si nécessaire des avis dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux et internationaux ;
• Veiller à l’inscription à l’ordre du jour des commissions, les étapes du processus d’évaluation de la passation des marchés (ouvertures des plis, évaluations et attributions) ;
• Appuyer l’organisation et assister à toutes les séances d'ouverture et d'évaluation des offres ainsi qu'à toutes les séances d'attribution des marchés ;
• Veiller à la confidentialité des rapports d'évaluation des offres et s'assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres compétents de l'Administration et l’avis de non-objection de l’IDA ;
• Préparer les marchés et veiller à ce qu'ils soient signés, approuvés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais ;
• Assurer que les soumissionnaires reçoivent les informations nécessaires après la décision définitive d'attribution des marchés ;
• Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus notamment les cas de trafics d’influence, de conflits d’intérêts ou de délits d’initié.

Exécution des marchés

• Veiller à ce que les engagements relatifs aux marchés soient systématiquement communiqués au/à la Spécialiste en Gestion Financière ;
• Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l'exécution des marchés soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
• Organiser les commissions de réception des fournitures, travaux et prestations, et s'assurer que ces biens et services sont conformes aux spécifications des marchés ;
• Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ;
• Préparer les rapports trimestriels et annuels sur la situation des marchés.
• Contrôler les commandes en instance, les encours de marchés et le suivi des factures des fournisseurs.
• Contrôler et suivre l’exécution des marchés au moyen du système d’informations « STEP » de la Banque mondiale et maintenir à jour l’information sur chaque marché passé sous le Projet ;
• Assurer la liaison avec les autorités compétences de la Direction Nationale des Marchés Publics et d’Autorité de Régulation des Marchés Publics en tant que de besoin pour faciliter les approbations nécessaires et la gestion des plaintes.

Respect des accords avec le bailleur de fonds

• Veiller au respect des dispositions de passation des marchés contenues dans l’Accord de financement avec l’IDA ;
• Entrer toutes les données du plan de passation des marchés sous financement IDA dans le système STEP de la Banque mondiale ;
• Veiller à ce que les montants cumulés des fournitures acquises suivant les diverses procédures ne dépassent pas les plafonds fixés dans les accords avec l’IDA ;
• Assurer la mise en place et l’actualisation régulière d’un système d’archivage, incluant toutes les pièces nécessaires aux revues a posteriori pour les audits et les supervisions ;
• Informer régulièrement les différentes étapes de l’exécution des marchés dans le système STEP et télécharger dans le système les différents documents clés requis ;
• Appuyer les ministères sectoriels bénéficiaires du financement dans les procédures de passation des marchés.

• apporter un conseil utile à tous les membres de l’équipe dans :

1. la préparation par les responsables techniques des termes de référence pour les recrutements de consultants ou les spécifications techniques pour les acquisitions ;
2. la phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché ;
3. l’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires ;
4. la réponse aux commentaires de la Banque;
5. les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des marchés ne peut être résolu à l’interne ;
6. l’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles ; et
7. l’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l’exécution du contrat.

Éthique et Leadership

• Être autonome et avoir le sens des responsabilités ;
• Être méthodique, organisé et rigoureux ;
• Être dynamique, avec un bon esprit d’initiative ;
• Avoir une bonne capacité d’adaptation et un bon esprit d’équipe ;
• Être apte à effectuer des travaux de nature confidentielle, à traiter un grand volume de travail sous pression ;
• Être intègre et de bonne moralité.

Evaluation des performances

Le/la spécialiste des marchés publics sera évalué(e) tous les ans sur la base d’un contrat de performance basé sur des résultats fixés au préalable.

L’efficacité et les performances de l’Expert en passation des marchés seront  mesurées en fonction de :

• la qualité du suivi des actions inscrites dans le plan de passation des marchés ;
• le respect des délais de l’exécution du  plan de passation, pour des actions qui relèvent de sa responsabilité ;
• la qualité des dossiers d’appel d’offres et des demandes de propositions ;
• la qualité du suivi des procédures de  passation et des avis de non objection ;
• la qualité de gestion des plaintes ;
• le niveau de réactivité d’introduction des informations dans STEP ainsi que la qualité des informations introduites.

Caractéristiques du poste 

• Localisation de la mission/poste : Lomé - Togo ;
• Nature du contrat et durée de la mission : contrat à durée déterminée d’un ou de deux (2) ans nouvelables ;
• Période d’essai de 6 (six) mois.

Responsabilité dans le transfert des compétences et le renforcement des capacités

• Il définira et mettra en application un programme de renforcement des capacités comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l’exécution des activités du Projet dans le secteur concerné par sa mission.
• Il travaillera en étroite collaboration avec la PRMP
• Il veillera au transfert de compétences et renforcement de capacité de la PRMP et sa cellule de passation des marchés.

Candidat profile :

• Avoir au moins un diplôme universitaire (BAC + 5) en ingénierie, passation des marchés, droit, administration, commerce, finance, gestion, économie, ou domaine connexe, ou disposer d’un diplôme (BAC+4) dans l’une de ces disciplines ou domaines avec une expérience d’au moins trois (3) ans à un poste en qualité de spécialiste en passation des marchés, ou assistant en Passation de Marchés sur un projet ou programme faisant usage de procédures de passation de marchés d’un Partenaire Technique et Financier multilatéral;
• Avoir au moins 10 ans d’expérience professionnelle en passation des marchés et avoir exercé au moins pendant 5 ans d’affilés à un poste de passation des marchés similaire dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine. L’expérience dans un projet sur financement extérieur est un atout;
• avoir une parfaite connaissance des procédures de passation des marchés des bailleurs de fonds multilatéraux (Exemple : BM, BAD) ;
• justifier d’une performante satisfaisante au cours deux dernières évaluations par l’employeur et validée par le bailleur de fonds en cas d’implication sur un projet à financement extérieur.
• maîtriser des applications logicielles couramment utilisées (World, Excel, PowerPoint) ainsi que les outils de communications tels que les courriels ;
• avoir une bonne connaissance du code des marchés publics du Togo.

Additional information :

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur CV détaillé avec une lettre de motivation en indiquant le poste auquel ils postulent à : infotg@africsearch.com et copier wuriemplois@numerique.gouv.tg