Reference: AFS/BT/AP

Position: Other

Deadline: 19/03/2021

Location: West Africa

Industry: Other Industry

Job Description / Role / Responsibilities :

Dans le cadre du projet d’identification nationale biométrique dénommé « e-ID Togo » qui a pour objectif d’attribuer à toute personne physique de nationalité togolaise ou résident au Togo, un numéro d’identification unique (NIU) sur la base de ses données démographiques et biométriques, l’Etat togolais s’est fixé un ensemble d’objectifs stratégiques dont l’atteinte est en grande partie liée à la réussite du projet e-ID Togo.

Ce projet bénéficie du soutien de la Banque Mondiale à travers le programme d’Identification unique pour l’intégration régionale et l’inclusion en Afrique de l’Ouest (traduction anglaise : West Africa Unique Identification for Regional Integration and Inclusion) dénommé WURI qui vise à fournir des justificatifs d’identification unique reconnus par les gouvernements à tous les individus présents dans des pays participants au projet, indépendamment de leur nationalité, de leur statut juridique ou de leur lieu de résidence

Afin de conduire ce programme, une Unité de Gestion de Projet (UGP) est mise en place et est placée au sein de l’Agence Nationale de l’Identification (ANID). Le présent profil est élaboré pour le recrutement d’un(e) Administrateur de base de données de ladite UGP.

Sous la responsabilité du spécialiste en développement social, l’assistant(e) en gestion des plaintes aura pour mission de manière générale à mettre en œuvre le plan ou mécanisme de gestion des requêtes et des plaintes sous la supervision du spécialiste en développement social.

Responsabilités et Tâches

Sous l’autorité du Coordonnateur du Projet (CP), l’Assistant(e) de projet a pour mission principale de prendre en charge le traitement et l’archivage des documents et correspondances du Projet.

A ce titre, il/elle travaille en étroite collaboration avec le Coordonnateur du Projet et toute l’équipe de projet.

L’Assistant(e) de projet accomplira les tâches spécifiques ci-après :

En Gestion du secrétariat

• assurer le traitement et l’expédition des documents du Projet au moyen d’un logiciel approprié ; ces documents   comprennent   les   correspondances   administratives,   les   télécopies,   les messages et courriers électroniques, les notes de service, les rapports, les procès-verbaux, les comptes rendus, etc. ;
• soumettre les documents pour signature ;
• tenir les registres pour le suivi du courrier « départ » et courrier « arrivée » ;
• s’assurer de l’enregistrement et de la ventilation du courrier en provenance ou à destination des autres services ;
• contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ;
• s’assurer de la distribution régulière du courrier destiné à l’extérieur par l’agent habilité (ou par le service privé de courrier) ;
• rédiger des rapports des réunions périodiques internes ;
• procéder au classement des documents selon le mode thématique et chronologique afin de permettre une recherche rapide et facile (communication, formation, textes, …);
• tenir le dossier de chacun des acteurs du Projet de façon à sauvegarder les échanges entre le Projet et les différents acteurs ;
• Organiser les agendas du CP (gestion des visiteurs, des réunions internes/externes, voyages, etc.)
• Réceptionner, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs ;
• Assurer le standard téléphonique du Projet ;

Tenue de la caisse de menues dépenses

• Assurer la tenue de la caisse de menues dépenses conformément aux dispositions du manuel ;
• Faire le paiement des factures et autres dépenses en espèces ;
• Encaisser les chèques de réapprovisionnement de la caisse ;
• Tenir un brouillard de caisse conformément au manuel ;
• Assurer l’arrêté mensuel où à chaque approvisionnement de la caisse. Et toutes autres tâches jugées nécessaires au poste

Éthique et Leadership

• Être autonome et avoir le sens des responsabilités ;
• Être méthodique, organisé et rigoureux ;
• Être dynamique avec un bon esprit d’initiative ;
• Avoir une bonne capacité d’adaptation et un bon esprit d’équipe ;
• Être apte à effectuer des travaux de nature confidentielle, à traiter un grand volume de travail sous pression ;
• Être intègre et de bonne moralité ;
• Avoir une parfaite maîtrise du français et une bonne capacité de communication en anglais. 

Evaluation des performances

L’assistant(e) de Projet sera évalué tous les ans sur la base d’un contrat de performance basé sur des résultats fixés au préalable.

Caractéristiques du poste 

• Localisation de la mission/poste : Lomé - Togo ;
• Nature du contrat et durée de la mission : contrat à durée déterminée de deux (2) ans ;
• Période d’essai de 6 (six) mois.
• Rémunération : Compétitive.

Candidat profile :

• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 en Secrétariat de direction, en assistant de gestion PME/PMI ou tout autre diplôme équivalent ;
• Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins cinq (5) ans dans la tenue et l’organisation d’un secrétariat de direction ;
• Maitriser parfaitement l’outil informatique et l’internet ;
• Disposer d’une expérience en évènementiel serait un atout ;
• Connaissance de logiciel de traitement de texte, tableur et de Powerpoint.

Additional information :

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur CV détaillé avec une lettre de motivation en indiquant le poste auquel ils postulent à : infotg@africsearch.com et copier wuriemplois@numerique.gouv.tg