Detail Job: RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)
Reference: AFS/BT/RAF
Position: Administrative and Financial Manager
Deadline: 24/01/2025
Location: Afica
Industry: Administration
Job Description / Role / Responsibilities :
Responsabilités et tâches:
Sous la supervision du Coordinateur, le/la Responsable Administratif (ve) et Financier (ière) assure la transparence, l’efficacité et l’efficience de la gestion administrative, comptable et financière du Projet. Il (elle) est notamment responsable de la comptabilité générale, budgétaire et analytique ainsi que de la gestion des ressources humaines, financières et matérielles.
Le/la Responsable Administratif (ve) et Financier (e) (RAF) exerce ses fonctions en référence aux principes de transparence, d’efficacité et d’efficience conformément aux documents suivants :
- Lois et Règlements en vigueur en République de Guinée ;
- Accords de financement et documents annexes ;
- Lettre à l’emprunteur ;
- Manuel de procédures administratives, financières et comptables.
RESPONSABILITES :
Sous la supervision du Coordinateur, le/la RAF sera responsable de la gestion administrative, comptable et financière du Projet, notamment de la comptabilité générale, budgétaire et analytique ainsi que de la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. Il/Elle assure la mise en œuvre dans les règles de l’art, les procédures administratives, financières et comptables.
Le/la RAF devra assurer notamment :
- L’application régulière et adéquate des procédures dans la mise en œuvre de l’ensemble des opérations ;
- L’organisation de la planification des travaux administratifs, financiers et comptables pour garantir une tenue correcte et exhaustive des comptes du projet, dans le respect des délais impartis ;
- La gestion de la trésorerie et l’efficacité dans la mobilisation des ressources intérieures (contrepartie de l’Etat) et extérieures (FIDA et autres bailleurs de fonds). A ce titre, il/elle élabore les plans de trésorerie pour assurer à tout moment les ressources nécessaires à la mise en œuvre des activités. Enfin il/elle veille à ce que les contreparties de l’Etat soient mises en place (y compris celles issues des taxes) et que les contributions des bénéficiaires soient comptabilisées, conformément à l’Accord de financement ;
- La sauvegarde du patrimoine du Projet ;
- La co-signature des comptes bancaires (désignés et opérationnels) ;
- Le reporting interne et externe ;
- Le management du personnel ;
PRINCIPALES TACHES :
- Diriger et contrôler l´équipe administrative et financière, à l’UGCP (hors Responsable de passation des marchés et Auditeur interne) et dans les antennes ;
- Assurer la sécurisation des fonds du projet à tous les niveaux, y compris les fonds versés aux partenaires et prestataires ;
- Participer à la conception du Système d’Information de Gestion de sorte à assurer le paramétrage pour la production automatique des DRF et de tous les états comptables et financiers ;
- Veiller à l’exploitation optimale, à la sécurité du logiciel et du matériel informatique, à la sauvegarde des applications et des données comptables et financières ;
- Valider les dépenses et paiements conformément au manuel des procédures comptables et financières, autorisés par le/la Coordinateur (trice) (sur avis motivé des responsables techniques selon le cas) selon les normes et les accords de financement ;
- Participer à l´élaboration et à la consolidation des budgets et programmes de travail soumis au coordonnateur ;
- Participer à l’élaboration des contrats, conventions et protocoles établis par le/la Responsable de Passation des Marchés en collaboration avec les Responsables Techniques, pour l’élaboration des clauses administratives et financières;
- Elaborer les états financiers annuels, avec tous les annexes requis, y compris l´inventaire des biens (meubles et immeubles) du Projet, selon les directives du FIDA ;
- Organiser et maintenir les dossiers de gestion du personnel (y compris les rapports d'évaluation des performances du personnel) ;
- Identifier les besoins de formation des agents comptables et financiers du projet et des partenaires de mise en œuvre ; élaborer des plans de formation et prendre toutes les dispositions administratives et financières nécessaires pour organiser ces formations selon les procédures requises (en relation avec le/la Responsable en passation des Marchés et le/la Coordonnateur(trice) ;
- Effectuer l'évaluation des performances de chaque agent du service de gestion administrative et financière (SAF) ;
- Préparer et présenter les documents et pièces nécessaires pour faciliter les missions de supervision, revue à mi-parcours, les missions d’audit interne et externe, et mission d'achèvement du projet ;
- Mettre en œuvre les plans d’action de suivi des recommandations d’audit (interne et externe) et des missions de supervision ;
- Assurer que les opérateurs partenaires maintiennent une comptabilité propre des dépenses en relation avec les activités du Projet et qu´ils fournissent périodiquement les rapports financiers et les pièces comptables éligibles ;
- Analyser et contrôler les demandes de mise à disposition de fonds présentés par les partenaires en relation avec les composantes opérationnelles;
- Assurer le suivi budgétaire, établir la synthèse des bilans d’exécution des budgets et élaborer les tableaux de bord mensuels et les compilations trimestrielles et semestrielles;
- Gérer la trésorerie et mobiliser efficacement les ressources intérieures (contrepartie de l’Etat) et extérieures (FIDA et autres bailleurs de fonds), cette mission impliquant : i) élaborer les plans de trésorerie en collaboration avec les responsables des composantes pour assurer à tout moment les ressources nécessaires à la mise en œuvre des activités;ii) veiller à ce que les contreparties de l’État soient mises en place (y compris celles issues des taxes) et que les contributions des bénéficiaires soient comptabilisées, conformément à l’Accord de financement ;
- Assurer la consistance de la trésorerie et de l’efficacité de la mobilisation des ressources extérieures. À ce titre, il/elle élabore des plans de trésorerie pour assurer à tout moment les ressources nécessaires à la mise en œuvre des activités ;
- Soumettre les demandes de retrait des fonds (DRF) pour le réapprovisionnement des comptes désignés du projet;
- Assurer la gestion correcte du Personnel conformément à la réglementation et veiller à la mise à jour des dossiers du Personnel et l’établissement régulier des bulletins de paie, au respect du calendrier de versement aux organismes sociaux (CNPS);
- Assurer la gestion des déplacements du Personnel : logistiques, décomptes des frais et remboursement des frais;
- Élaborer et assurer la mise à jour du planning des congés ;
- Prendre les dispositions nécessaires pour la mise en place de la couverture médicale du Personnel du Projet ;
- Prendre les dispositions nécessaires pour la mise en place de la couverture des risques sur les véhicules, biens et locaux du Projet à travers des polices d’assurance adéquates ;
- Veiller au respect et à la mise à jour régulière du manuel de procédures administratives, comptables et financières.
PRINCIPAUX RESULTATS ATTENDUS :
- Les ressources financières, humaines et physiques du Projet sont gérées conformément aux accords de financement et lois en vigueur;
- Les fonds du Projet sont toujours disponibles et utilisés pour des dépenses éligibles dans des délais acceptables;
- Les rapports financiers et les rapports d’audit sont élaborés dans les délais et les opinions des auditeurs externes ne comportent pas de réserves majeures ;
- Les ressources humaines, financières et matérielles sont bien gérées selon les normes et procédures autorisées par les bailleurs de fonds.
Candidat profile :
- Être au moins titulaire d’un diplôme de master, (niveau BAC + 5) en comptabilité et gestion financière ou tout autre diplôme équivalent ;
- Être âgé(e) de cinquante-cinq (55) ans au maximum;
- Avoir une très bonne connaissance et une très bonne pratique des règles du système comptable OHADA (SYSCOHADA) ;
- Être de bonne moralité ;
- Avoir au moins 10 années d’expérience dont 5 au moins à un poste de responsabilité similaire ;
- Avoir une très bonne connaissance des procédures de gestion fiduciaire du FIDA ou d’un autre bailleur de fonds ;
- Avoir une connaissance de la législation en vigueur en Guinée : actes uniformes OHADA, droit du travail, droit fiscal relatif aux impôts à retenir à la source sur les salaires, à l’exonération des taxes sur les équipements, fournitures, études et travaux, etc. ;
- Avoir une connaissance des finances publiques notamment des procédures de mobilisation des fonds de contrepartie (y compris les exonérations de taxes) ;
- Maitriser les logiciels de gestion financière et comptable des projets/programmes de développement : TOM2PRO, SUCCESS, SAGE ainsi que logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint;
- Avoir une très bonne expression orale et écrite en français. La connaissance de l’anglais serait un avantage mais non décisif.
Additional information :
Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leur CV, lettre de motivation adressée au Ministre de l’Agriculture et de l’Élevage, copies des diplômes obtenus à partir du BAC, les contacts de trois (3) personnes de référence pouvant justifier les capacités professionnelles du/de la candidat (e) et une (01) copie d’une pièce d’identité à l’adresse recrutement-tg@africsearch.com, en en indiquant le titre du poste à pourvoir.
Les postes sont ouverts uniquement aux candidat/es de nationalité guinéenne. La candidature des femmes et jeunes est vivement encouragée.
Africsearch Togo, situé au 90, Boulevard du 13 janvier Nyékonakpoè. Tél. : (228) 22 20 21 04.
Date limite de dépôt des candidatures le vendredi 24 janvier 2025 à 18 H 00 H TU
N.B. : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s par téléphone et par e-mail.