Reference: AFS/BT/ASDIR

Poste: Assistante de direction générale

Date Limite: 30/08/2023

Lieu: Afrique de l'Ouest

Secteur: Pétrole/Gaz

Description / Role / Responsibilité :

Mission du poste :

• Assister le Directeur Général et les autres Départements dans l’exécution des tâches administratives relevant de la gestion de la filiale
• Assurer le secrétariat de la Direction et assister les chefs de Départements et Services pour toutes les formalités administratives
• Participer activement à l’organisation et gérer la logistique lors des CA & AG et autres réunions
• Assurer le rangement et le bon archivage physique et électronique des documents de la filiale

  Activités spécifiques au poste :

• Assurer de bonnes communications aussi bien ascendantes que descendantes
• Assurer les commandes et la gestion des fournitures de bureau et tenir les inventaires de stocks
• Réceptionner les communications téléphoniques internes et externes
• Préparer les documents relatifs aux Conseils d’administration et autres réunions d’actionnaires
• Réceptionner les correspondances internes et externes (courriers et mails)
• Assurer le secrétariat des Comités de Direction et autres réunions 
• Gérer le secrétariat, les messages téléphoniques et le planning des différents services
• Assurer la gestion des véhicules de liaison dans le strict respect des règles en vigueur
• Saisir et mettre en forme les documents (notes internes et courriers de départ)
• Suivre le bon fonctionnement et l’entretien des scanners et photocopieurs avec IT
• Etablir, enregistrer et archiver les Bons de commande en collaboration avec le Responsable Achats
• Assurer le classement et l’archivage des documents de la filiale
• Enregistrer des factures diverses émises et réceptionnées des partenaires externes
• S’assurer de la régularité et la mise à jour des documents administratifs (Cartes CFE, RCCM, Agrément SAZOF et autres documents règlementaires)
• Participer au maintien d’un bon climat social
• Approvisionner et tenir la petite caisse pour le règlement des petites dépenses dans le respect des procédures
• Coordonner les voyages, missions, séjours et autres déplacements et manifestations avec les RH, Coordonner le service café et autres réceptions

Profil du candidat :

PROFIL/FORMATION/EXPERIENCE :

• Être titulaire d’un BTS (BAC+2) en Assistanat de direction, Administration, gestion
  des entreprises ou de tout autre diplôme professionnel équivalent et disposer
  d’expérience professionnelle pertinente minimum de six (06) ans à un poste
  similaire.           ou
• Être titulaire d’une licence (BAC+3) en Assistanat de direction, Administration,
  gestion des entreprises ou de tout autre diplôme professionnel équivalent et
  disposer d’expérience professionnelle pertinente minimum de cinq (05) ans à un
  poste similaire.

Information Additionnelle:

Les personnes intéressées sont invitées à envoyer également leur candidature (CV avec les contacts de trois personnes de référence, lettre de motivation, copie des diplômes à partir du BAC, attestations de travail et copie de la pièce d’identité) à l’adresse  infotg@africsearch.com en indiquant le poste à pourvoir. « Les candidatures féminines sont vivement encouragées »
Africsearch Togo est situé au 93, Bd du 13 janvier Nyékonakpoè, Tél. : (228) 22 20 21 04/22 21 37 36. Date limite de dépôt des candidatures, le mercredi 30 Août 2023 à 18 H00 H TU.
N.B. : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s par téléphone ou par e-mail